В этой статье Рэйчел Жилет собрала лучшие советы по продуктивности на 2015 год.
Вы, вероятно, заметили, мы немного помешаны на продуктивности.
Мы спросили самых продуктивных людей, с которыми работали весь год, что они делают в своей повседневной жизни, чтобы так много успевать. Вот что они ответили:
1. Визуализируйте и планируйте свой день накануне вечером
Прежде чем идти спать, эксперт в области эмоционального интеллекта и автор «The Other Kind of Smart» («Другой разум») Харви Дойчендорф решает основные вещи следующего дня: что он наденет, съест на ланч и какой дорогой отправится на работу. «Чем меньше времени и энергии вы тратите на повседневные вещи, тем больше у вас будет их на важные дела», — объясняет он.
Он также советует представлять, что точно вы собираетесь выполнить на следующий день. «Внесите это планирование в свой распорядок дня, и вы удивитесь, как много вам удается выполнить», — говорит он.
2. Окружите себя продуктивными людьми
«Мне очень легко работать одной, но я нахожу, что продуктивность максимальна, когда я окружаю себя продуктивными людьми, которых не знаю», — говорит Вивиан Гианг, журналист-фрилансер, которая пишет на темы лидерства, организационной психологии и гендерных вопросов.
Она говорит, что работа в окружении продуктивных незнакомцев держит ее в тонусе. «Я не просматриваю социальные сети без цели. Я ем более здоровую пищу и не делаю больших перерывов. Я как бы конкурирую с ними, потому что они всегда выглядят так, словно к ним постоянно приходят великие идеи».
3. Работайте стоя
Когда журналистке и соавтору «The Art of Doing» («Искусство делать») Камилле Суини пришлось проинтервьюировать 15 видных ньюсмейкеров всего за несколько дней, она совершала звонки стоя. «Это был год, когда я выбралась из кресла и встала рядом с рабочим столом», — говорит она. «Разница очень большая».
До того, как портативный стоячий рабочий стол был доставлен, Суини импровизировала и ставила свой ноутбук на квадратную картонную коробку на рабочем столе. Теперь она чередует работу стоя и сидя каждые несколько часов.
4. Сосредоточьтесь на одном слове в год
«Одно слово создает простоту, ясность и меняет жизнь», — говорит Джимми Пейдж, автор «One Word That Will Change Your Life» («Одно слово, которое изменит вашу жизнь») и вице-президент Братства христианских атлетов. «Вы обнаружите новую страсть и цель, следуя точной фокусировке, которая стимулирует продуктивность», — говорит он.
«Лучше всего то, что одно слово трансформирует не только то, что вы делаете, но и кем вы становитесь; это влияет на каждую область вашей жизни – физической, ментальной, духовной, эмоциональной, финансовой, отношений и отдыха. Фокусировка на одном слове не дает отвлекаться и превращает намерения в действия».
5. Извлеките максимум из самого продуктивного времени
Салли Поблет, основатель и генеральный директор компании Wellthie, занимающейся технологиями здравоохранения, советует сначала выяснить, когда мы наиболее креативны, а потом составить расписание в соответствии с этим.
«Я думаю, что самая высокая креативность по утрам, поэтому я стараюсь оставлять это время свободным для мозгового штурма, писательства и встреч с людьми, которые вдохновляют меня и бросают мне вызов», — говорит он. «Я провожу свои обязательные встречи в полдень, когда я заряжен своей утренней продуктивностью и полон желания поделиться своими планами с моей командой».
6. Знайте, когда не нужно быть продуктивными
Старр Миллион Бейкер, генеральный директор и сооснователь пиар-агентства INK Public Relations, указывает на то, что есть много вещей, которые мы можем сделать за день. Но гораздо важнее, по ее словам, — вещи, которые действительно следует делать.
«Знать, когда стоит сказать «это произойдет не сегодня» — это навык, давший мне способность фокусироваться на делах, которые действительно должны быть сделаны». Бейкер говорит, что она использует инструмент для управления задачами Todoist, чтобы все задачи были собраны в одном месте. При необходимости она просто нажимает кнопку «перенести на…», когда время приближается к 5 вечера. «Я оцениваю по важности мои задачи несколько раз в день, поскольку я работаю в области, полной «пожарных тревог», поэтому приоритеты постоянно меняются».
7. Замедлитесь и произведите переоценку, чтобы избежать перегрузки
Скотт Эблин, автор «Overworked and Overwhelmed» («Переутомление и подавленность»), говорит: «Когда вам предстоит сделать больше дел, чем вы можете сосчитать, — вам грозит переутомление. Если вы чувствуете себя, как белка в колесе, остановитесь, прежде чем начнете делать что-либо еще». Он советует думать об ОСТАНОВКЕ, как об синониме формулы «Замедлитесь, Сделайте три глубоких вдоха, Посмотрите, что должно быть сделано прежде всего, и затем Продолжайте».
8. Расставьте приоритеты
Один из секретов того, как чувствовать удовлетворение своей продуктивностью, по словам Эрин Беблер и Ларе Галлоуэй, сертифицированных лайф- и бизнес-коучей и соавторов «Moms Mean Business: A Guide to Creating a Successful Company and Happy Life as a Mom Entrepreneur» («Бизнес мам: руководство по созданию успешной компании и счастливой жизни мамы-предпринимателя»), — это тратить основную часть времени на то, что действительно важно для вас – на ваши приоритеты.
Когда вы ясно понимаете, чего хотите добиться, и какие действия приведут вас к этой цели, становится гораздо легче решать, что должно быть сделано, а что можно отложить, или вовсе не делать. К тому же, нас гораздо больше мотивирует работа над тем, что действительно много значит для нас, и потому мы способны сделать гораздо больше за короткий период времени».
9. Пакеты задач для создания потока
День писательницы и автора «The Five-Minute Mom's Club: 105 Tips to Make a Mom's Life Easier» («Пятиминутный клуб мам: 105 советов, как сделать жизнь мамы легче») Стефани Возза состоит из исследований, интервью, черновиков и окончательных правок. Она говорит, что более продуктивна, когда может сосредоточиться на одной задаче, а не заниматься переключением скоростей. «Я стараюсь распланировать мой день вокруг одного процесса; день интервью, например, или утро писательства и полдень исследований. Я обнаружила это после взятия интервью у Стивена Котлера, автора «The Rise of Superman» («Возрождение Супермена»), который пишет о том, как нахождение в состоянии потока может упятерить продуктивность».
10. Проверяйте почту целенаправленно
Сооснователь Crazy Egg, Hello Bar и KISSmetrics Нил Патель говорит, что прежде, чем открывать любое электронное письмо, нужно убедиться, что у вас достаточно времени на ответ. «Если вы решили ответить позже, вам придется перечитать имейл, а это неэффективное использование времени».
И помните, что большинство имейлов не требуют немедленного ответа (или вообще никакого ответа) – говорит гендиректор и основатель Zendesk Миккель Свейн. «Вдохните и подождите минуту, прежде чем кидаться в бой и разбирать групповые письма и решать несрочные вопросы. Вы обнаружите, что иногда лучший ответ – это его отсутствие. Внезапно у вас появится больше времени на ответы, которые заслуживают вашего времени и внимания».
11. Делайте все возможное, чтобы не отвлекаться
Возза любит провести часок с отключенным интернетом, далеко от отвлекающих факторов, таких как электронная почта и Фейсбук, а иногда отваживается и на целый рабочий день оффлайн. «Я обнаружил, как много времени засасывает интернет, когда мне его отключили на день; за 6 часов без перерывов я сделал работу, которая обычно занимала у меня 2-3 дня. Если вам нужно проверить что-то онлайн, составьте список и проверяйте все сразу».
Дэвид Джонсон, главный операционный директор и финансовый директор пивоварни Fireman's Brew, предлагает просто закрывать дверь. «Вы обнаружите, что гораздо проще добиться прогресса на работе, когда вас не тянут в разных направлениях».
12. Составьте список легких дел
Карсон Тейт, автор «Work Simply: Embracing the Power of Your Productivity Style» («Работайте просто: сила вашего стиля продуктивности»), составляет список дел, которые могут быть сделаны за 15 минут. Она предлагает держать этот список при себе, чтобы можно было продуктивно использовать временные отрезки, вроде стояния в очереди или ожидания зубного врача.
«Также обращайтесь к этому списку, когда вы сталкиваетесь с самосаботажем. Вы можете быстро выполнить задачу, что даст вам некоторый прилив энергии и поможет плавно перейти к работе над более сложным проектом».
13. Составьте список самых важных дел
Джонс Лофлин и Тодд Мьюзиг, соавторы «Getting to It», составляют другой список – Список важных дел. Для этого требуется определить 3 дела или задачи, выполнение которых наиболее эффективно продвинуло бы вас в направлении достижения ваших наивысших приоритетов.
«Сегодня продуктивность во многом зависит от ясности ума и способности сосредоточиться на текущей задаче. Это может быть трудно, если какие-то невыполненные задачи занимают ваши ментальные ресурсы». Лофлин и Мьюзиг предлагают решить, какие из нижеперечисленных важных дел (ВД) могут мешать вашей продуктивности:
- Насущное ВД: дело, выполнение которого значительно повысило бы вашу способность к концентрации
- Избегаемое ВД: что-то, что вы вечно откладываете, но держите в уме
- Незавершенное ВД: наш мозг запрограммирован помнить о задаче, пока она не завершена. Когда вы завершаете ее, ваши ментальные ресурсы могут быть полностью сконцентрированы на текущей задаче.
14. Адекватная оценка себя
«Строгая оценка себя – это начало, середина и конец самоуправления. Это важная привычка для самосовершенствования», — говорит Брюс Тулган, автор «The 27 Challenges Managers Face» («27 вызовов, с которыми сталкиваются менеджеры»).
Тулган советует постоянно оценивать свою продуктивность, качество работы и поведение. Мы должны постоянно спрашивать себя: «Что я могу предприняь, чтобы сделать работу быстрее?», «Как я могу исключить потери времени?», «Следует ли мне лучше планировать?».
«Но помните: оценка себя ведет к самосовершенствованию только если вы используете полученную информацию. Начните работать за раз над одной маленькой целью – чем меньше, тем лучше. Когда вы справились с этой задачей, сделайте следующий маленький шаг. Самоуправление и самосовершенствование приходят маленькими шажками. Это непрекращающийся процесс, потому что всегда есть, что улучшать».
Надеемся, это советы сделают ваш 2015 год продуктивным.
P.S. Рекомендуем ещё одну статью по теме – Интервью с Чальзом Дахиггом: как сила привычки может помочь достичь своих новогодних целей.
Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult